Kuģa aģenti

Darba sākšana un beigšana

Lai sāktu darbu ar sistēmu, autentifikācijas logā norāda autentifikācijas veidu, ievada lietotāja datus un uzklikšķina uz Pieslēgties.

Lai beigtu darbu ar sistēmu, lietotāja izvēlnē uzklikšķina hipersaitei Atslēgties, vai ekrāna labajā stūrī nospiediež uz ikonas.

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

Kuģa vizītes pieteikums

Vizīšu saraksts

Lai skatītu kuģa vizīšu sarakstu, galvenajā izvēlnē uzklikšķina sadaļai Manas vizītes.

Kuģa vizīšu sarakstā var izvēlēties, vai attēlot šobrīd aktīvās jeb apstrādājamās vizītes, melnrakstus, vizītes, kas atvērtas labošanai vai visas vizītes.

Vizītes tiek attēlotas saraksta veidā, kārtot iespējams pēc jebkuras no kolonnām – kuģa vārda, ostas, ETA/ETA, ETD/ATD, vizītes ID – augošā vai dilstošā secībā. Visās sadaļās ir iespējams atlasīt dažāda laika intervāla vizītes – šodiena, nedēļa, mēnesis, gads vai visas.

Vizīšu sarakstā Visas ir pieejams meklētājs.

Lai skatītu vizītes un pievienoto dokumentu informāciju, ievadītu informāciju, iesniegtu dokumentus, uzklikšķina vizītes ierakstam.

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

Vizītes pieteikums

Lai veidotu jaunu kuģa vizītes pieteikumu, uzklikšķina uz Iesniegt jaunu vizīti un aizpilda  pamatdatu informāciju.

• Kuģis – atlasa kuģi, ierakstot IMO, vai pievieno jauna kuģa informāciju.
• Vizītes mērķis – kuģa vizītes mērķis (viena vai vairākas vērtība izvēlas no izvēles saraksta).
• ETA – kuģa plānotais ienākšanas datums un laiks ostā.
• ETD – plānotais kuģa iziešanas datums un laiks no ostas.
• Pēdējās vizītes – izvēršot bloku, tiek attēlotas konkrētās aģentūras kuģa pēdējās vizītes. Lai pārņemtu visas deklarācijas no iepriekšējām vizītēm, jāatzīmē vizīte, bet lai pārņemtu tikai konkrētas deklarācijas – jāatzīmē tikai tās.

Kad vizītes pamatinformācija norādīta, nospiež uz Saglabāt. Vizītei tiek piešķirts unikāls ID numurs un var sākt pievienot kuģa vizītes dokumentus.

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

Vizīte no sagataves

Lai veidotu jaunu kuģa vizītes pieteikumu no sagataves:

1. Sistēmas sadaļā Manas vizītes uzklikšķinot blakus pogai Iesniegt jaunu vizīti, iznirstošajā izvēlnē  parādās hipersaite Veidot no sagataves:
   
2. tiek atvērta saraksts ar iepriekš pieteiktām vizītēm:
   
3. Izvēloties sagatavi (uzklikšķinot uz konkrētas vizītes), tiek atvērta forma, kur izvēlēties, kādas deklarācijas, bez vizītes pamatdatiem, pārņemt:
   
4. Pēc pogas “Turpināt” nospiešanas, tiek atvērta forma jaunas vizītes izveides forma ar pārņemtiem vizītes pamatdatiem:
   
5. Aizpilda vizītes informāciju.
6. Kad vizītes pamatinformācija norādīta, nospiež uz hipersaites Saglabāt. Vizītei tiek piešķirts ID numurs un var pievienot kuģa vizītes dokumentus.

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

Vizītes dokumenti

Visi kuģa vizītes dokumenti ir attēloti strukturētā veidā un uzklikšķinot uz kāda no tiem ir iespējama to apskate, rediģēšana vai saglabāšana:

−    Iesniegt dokumentus – tiek atvērta papildizvēlne deklarācijas līmeņa norādei 72h gatavība, 24h gatavība, 2h gatavība vai Iziešanas gatavība. Uzklikšķinot atbilstošajai hipersaitei, kuģa vizītes dokumenti tiek iesniegti iestādēm pārbaudei.

−    Pieprasīt atvēršanu – tiek pieprasīta atvēršana noslēgtai/finišētai vizītei, lai veiktu labojumus.

−    Atsaukt vizīti – kuģa vizīte tiek atsaukta.

−    Dzēst neiesniegto – kuģa neiesniegtā vizīte tiek dzēsta.

−    Pilnvarot – ja kuģa vizītei nepieciešams administrēt (pievienot/labot/dzēst) pilnvarojumu citai aģentūrai, piemēram,  kuģa iziešanas dokumentu noformēšanai. 

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

Excel datu augšupielāde

Sekojošo deklarāciju ievade ir iespējama ar MS Excel izklājlapas palīdzību:

• Ienākšanas paziņojums
• Iziešanas paziņojums
• Apmeklējamās piestātnes
• Kuģa raksturlielumi
• Apkalpes saraksts
• Pasažieru saraksts
• Apkalpes mantu deklarācija
• Kuģa krājumi
• Iepriekšējs paziņojums par atkritumu nodošanu
• Atkritumu nodošanas kvīts
• Kuģa pirmsienākšanas aizsardzības informācija
• Bīstamā krava Kuģa manifests

Sagatavi var lejupielādēt kādā no šīs deklarācijas ievades formām blokā “Datu ielādes” uzklikšķinot uz Lejupielādēt piemēru.

Tālāk nepieciešams aizpildīt visas vēlamās deklarācijas, pievēršot uzmanību obligātajiem laukiem, kas atzīmēti ar sarkanu zvaigznīti *. Excel izklājlapas lapā “References” ir iespējams redzēt visus izmantotos klasifikatorus, ja nepieciešams.

Lai augšupielādētu visas aizpildītās deklarācijas uzreiz, blokā “Augšupielādētie dati” izvēlas Ienākšana vai Iziešana atkarībā, kādus datus augšupielādēs un uzklikšķina uz Izvēlēties

Tālāk atzīmē deklarācijas, kuras vēlas augšupielādēt un spiež pogu Saglabāt

Datu apstrāde tiks veikta fonā un, līdz šī procesa izpildes beigām, nebūs iespējams veikt citas izmaiņas izvēlētajās formalitātēs.

Kad process būs noslēdzies, sadaļai “Augšupielādētie dati” pazudīs rotējošie aplīši

Ja ir vēlme katru deklarāciju pievienot atsevišķi, tad konkrētās deklarācijas blokā “Datu ielādes” spiež pogu Izvēlēties un pievieno datni – sistēma uzsāk datu pievienošanas procesu. Informācija par procesa virzību tiek attēlota ailē Apstrādes paziņojumi.

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

Ienākšanas un Iziešanas paziņojums

Ienākšanas paziņojums

Ienākšanas/iziešanas paziņojums aizpildāms sadaļā Pamatdati. Uzklikšķinot uz Ienākšanas paziņojums, tiek atvērta šāda forma:

• Sadaļā Apmeklējamās piestātnes iespējams norādīt visas piestātnes, kas plānotas konkrētajā ostas apmeklējumā, tai skaitā pietauvošanās informāciju, ETA, ETD un piestāšanas mērķi. To pašu var izdarīt atsevišķā apakšsadaļā ar tādu pašu nosaukumu (sk. zemāk).
• Kapteinis; Kuģa aģents, Aģenta kontraktors un Pārvadātājs – norāda attiecīgās juridiskās personas, to kontaktinformāciju.
• Sadaļā Personas iespējams norādīt uz kuģa esošo personu skaitu atbilstoši to veidam, arī bezbiļetnieku (stowaways) skaitu.
• Ja uz kuģis pārvadā bīstamu kravu, tad tas obligāti jāatzīmē sadaļā Piezīmes.
• Tankkuģa raksturojums (attiecas tikai uz kuģa tipu “(53)Tanker”).
• Apakšējā sadaļā Piezīmes iespējams norādīt jebkuru citu papildinformāciju, kas jānodod kontroliestādēm.

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

Iziešanas paziņojums

Lai ievadītu, skatītu vai labotu paziņojumu, kuģim izejot no ostas,  blokā Pamatdati izvērš Iziešana un uzklikšķina uz Iziešanas paziņojums – tiek atvērta forma „Vispārīgais paziņojums kuģa iziešanai”:

Aizpilda paziņojuma informāciju vai pārņem informāciju no Ienākšanas paziņojuma, lapas labajā augšējā stūrī uzklikšķinot uz Pārņemt ienākšanas datus.

Vairums prasīto datu lauku sakrīt ar ienākšanas paziņojumā prasīto, skatīt augstāk. Pēc datu ievades nepieciešams saglabāt paziņojumu.

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

Kuģa raksturlielumi

Lai definētu kuģa raksturlielumus, blokā Pamatdati izvērš Ienākšana un uzklikšķina uz Kuģa raksturlielumi – tiek atvērta atbilstoša forma:

Laukā GRT nepieciešams rakstīt pilno kuģa bruto tilpību (BT).

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

Sertifikāti

Lai ievadītu, skatītu vai labotu kuģa sertifikātu informāciju, kuģim ienākot ostā, izvērš Pamatdati sadaļu Ienākšana un uzklikšķina uz Sertifikāti:

Sertifikāta informāciju norāda, ierakstot tabulā vai pārņemot no kādas no 10 pēdējām kuģa vizītēm, izmantojot hipersaiti Pārņemt no…

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

Apmeklējamās piestātnes

Izvēršot Pamatdati sadaļu Ienākšana un uzklikšķinot uz Apmeklējamās piestātnes atveras attiecīgā sadaļa. Tabulas veidā tiek attēloti dati par kuģa apmeklējamām/apmeklētajām piestātnēm:

Lai pievienotu jaunu apmeklējamo piestātni, jāklikšķina uz spiedpogas Pievienot apmeklējamo piestātni – tiek atvērta ekrānforma:

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

Apkalpes/Pasažieru saraksts

Deklarācija ar kuģa apkalpes sarakstu (FAL5 veidlapa) un kuģa pasažieru sarakstu (FAL6 veidlapa) iesniedzama, gan kuģim ienākot ostā, gan atstājot ostu. Deklarācijā norādāma informācija par visām personām uz kuģa, par ceļošanas dokumentiem, vīzām un uzturēšanās atļaujām, ja tādas nepieciešamas.

Lai ievadītu, augšupielādētu, skatītu vai labotu informāciju par kuģa apkalpi, blokā Apkalpe/Pasažieri izvērš Ienākšana vai Iziešana un uzklikšķina uz Apkalpes/Pasažieru saraksts:

Šajā gadījumā dati ir augšupielādēti ar Excel Template:

• Personu atzīmē, ieklikšķinot izvēles rūtiņā pirms ieraksta. Lai atzīmētu visas personas, ieklikšķina izvēles rūtiņā virs personu saraksta. Lai dzēstu tikai vienu personu sarakstā, uzklikšķina ikonai  pie ieraksta.
• Lai dzēstu visu apkalpes deklarācijas informāciju, uzklikšķina hipersaitei Dzēst formas augšpusē.

Apkalpes locekļa ievades forma izskatās šādi:

• Lauki Kontakttālrunis ārkārtas situācijā un Īpaša aprūpe ievadāmi par uz pasažieru kuģiem esošajām personām saskaņā ar to glābšanas vajadzībām. 
• Pasažieru saraksta ievades forma ir analoga, papildus ir tikai šie lauki – Tranzīts, Iekāpšanas osta un Izkāpšanas osta.
• Pasažieru sarakstā iespējams ievadīt informāciju par šādiem personu tipiem – pasažieris, bezbiļetnieks (stowaway), cita kuģa apkalpes loceklis.
• Apakšējā tabulā pie ceļošanas dokumentiem Pasažieriem iespējams ievadīt ne tikai Jūrnieka grāmatiņas un pases datus, bet arī citus ceļošanas dokumentus, piemēram id kartes, vīzas un uzturēsanās atļauju datus.

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

Excel sagatave

Skatīt vispārējo nodaļu Excel datu augšupielāde.

Kolonnās raksta šādu informāciju ar norādītajiem ievades ierobežojumiem:

1. Family name – Uzvārds – Teksta lauks, < 70 simboli
2. Given name – Vārds – Teksta lauks, < 70 simboli
3. Nationality – Valstiskā piederība – klasifikators
4. Birth date – Dzimšanas datums – formāts DD-MM-YY
5. Birth place – Dzimšanas vieta – Teksta lauks, < 35 simboli
6. Travel document type – Ceļošanas dokumenta veids – klasifikators
7. Travel document number – Ceļošanas dokumenta numurs – Teksta lauks, < 35 simboli
8. Rank or rating – Rangs vai amats – klasifikators
9. Port of embarkation – Iekāpšanas osta – klasifikators
10. Port of disembarkation – Izkāpšanas osta – klasifikators
11. Transit – Tranzīts – “0(No)” – ja persona ostā neatstāj kuģi;  “1(Off)” – ja persona atstāj kuģi; “2(On)” – ja persona uzkāpj uz kuģa vai ja persona bija atstājusi kuģi, bet ir atgriezusies uz tā
12. Gender – Dzimums – klasifikators
13. Travel document expiration date – Ceļošanas dokumenta derīguma termiņš – formāts DD-MM-YY
14. Travel document issuing location – Ceļošanas dokumenta izdošanas vieta – klasifikators
15. Emergency contact phone – Kontakttālrunis ārkārtas situācijā – Teksta lauks, < 70 simboli
16. Emergency special care – Īpaša aprūpe – Teksta lauks, < 500 simboli

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

Apkalpes mantu deklarācija

Kuģa apkalpes mantu deklarācija (FAL4) iesniedzama, kuģim ienākot ostā. Kuģa apkalpes mantu deklarācija satur informāciju par deklarējamām kuģa apkalpes mantām.

Lai skatītu vai labotu kuģa apkalpes mantu deklarāciju, blokā Apkalpe izvērš Ienākšana un uzklikšķina uz Apkalpes mantu deklarācija.

Ja kuģa apkalpes informācija jau ir ievadīta sistēmā, tad personas automātiski tiek attēlotas arī apkalpes mantu sarakstā.

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

Sanitārā deklarācija

Jūras sanitārā deklarācija iesniedzama, kuģim ienākot ostā. Deklarācijā noradāma informācija par atbilstošajiem dokumentiem un sertifikātiem, kā arī papildinformācija par īpašiem ar sanitāro situāciju saistītiem gadījumiem.

Lai ievadītu, skatītu vai labotu jūras sanitārās deklarācijas informāciju, blokā Sanitārie dati izvērš Ienākšana un uzklikšķina uz Sanitārā deklarācija.

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

Sanitārās deklarācijas detalizācija

Jūras sanitārās deklarācijas detalizācija iesniedzama, kuģim ienākot ostā gadījumos, kad uz kuģa ir smagi slima persona vai kuģī ir noteikta karantīna vai citos valstī izsludinatos gadījumos.  

Lai ievadītu, skatītu vai labotu jūras sanitārās deklarācijas detalizācijas informāciju, blokā Sanitārie dati izvērš Ienākšana un uzklikšķina uz Sanitārās deklarācijas detalizācija.

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

Kuģa pirmsienākšanas aizsardzības informācija

Lai ievadītu, skatītu vai labotu Aizsardzības informācijas deklarācijas datus,  blokā Aizsardzības dati izvērš Ienākšana un uzklikšķina uz Aizsardzības informācijas deklarācija.

Sākumā jāaizpilda augšējais bloks, laukā Atrašanās vieta jānorāda IMO GISIS ostas iekārtas 4 ciparu kods, to var atrast šeit https://gisis.imo.org/Public/Default.aspx/ zem Maritime Security.

Tālāk jāievada informācija par kuģa operatoru un atbildīgo par drošību, pēdējām 10 apmeklētajām ostām, tai skaitā starpkuģu (ship-to-ship) aktivitātēm, kuģa drošības sertifikātiem un citu ar drošību saistītu informāciju.

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

Kuģa manifests

Kuģa kravas manifests (FAL 2) aizpildāms, kuģim ienākot ostā un izejot no ostas. Kuģa kravas manifests satur informāciju par visiem sūtījumiem un transporta vienībām.

Lai ievadītu, skatītu vai labotu kuģa kravas manifesta informāciju, blokā Krava izvērš Ienākšana vai Iziešana un uzklikšķina uz Kravas manifests.

Ekrānformā iespējams izvēlēties kravas tipu par kādu dati tiks ievadīti:

Detalizēta ievade

Šajā sadaļā tiek aprakstīts universālā, jeb detalizētā ievade. Var ievadīt visa veida kravas. Ir divas sadaļas, kur ievadīt informāciju – Sūtījumu saraksts un Transporta vienības.

• Šķirklī Sūtījumu saraksts tiek uzturēti visi kuģa kravas manifesta sūtījumi un pieejamas darbības sūtījuma labošanai un dzēšanai, kā arī jauna sūtījuma pievienošanai.
• Šķirklī Transporta vienības iespējams apskatīt informāciju par vienībām, kas atrodas uz kuģa – konteineriem, cisternām, kravas automašīnām, vilcienu vagoniem, kuras tiek pārvadātas (tukšas) vai kuras tiek izmantotas preču transportēšanai. Šajā šķirklī iespējams ievadīt informāciju tikai par tukšajiem konteineriem, pārējās informācijas ievades sadaļu skatīt zemāk, pie preču saraksts.
• Atrašanās vieta – vieta uz kuģa, kur atrodas tukšā transporta vienība/konteiners.
• Bruto – transporta vienībā iekļauto preču kopējais apjoms, iekļaujot iepakojumu, bet bez pašas transporta vienības svara.
• Neto – transporta vienībā iekļauto preču apjoms bez iepakojuma.
• Iepakojumu skaits – kopējais preces iepakojumu skaits – individuāli preču iepakojumi, kas nav sīkāk sadalāmi bez iepakojuma atvēršanas.

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

Sūtījuma informācija

Sūtījums satur informāciju par iekraušanas, izkraušanas vietām, par visām iesaistītajām pusēm – saņēmēju, nosūtītāju u.c., un par visām sūtījumā iekļautajām precēm un pārvadājuma dokumentiem.

Sūtījuma forma sastāv no 5 šķirkļiem:

• Pamatdati – sūtījuma pamatdati un iesaistīto pušu informācija.
• Preču saraksts – sūtījumā iekļauto preču saraksts, darbības preču pievienošanai sūtījumam.
• Pārvadājuma dokumenti – ar sūtījumu saistītie pārvadājuma dokumenti.
• Muitas dokumenti – ar sūtījumu saistītie dokumenti – muitas dokumetnu numuri (MRN un PUD)
• Sertifikāti – ar sūtījumu saistītie sertifikāti, var pievienot datnes

• Lai skatītu vai labotu sūtījuma informāciju, kuģa kravas manifesta sūtījumu sarakstā uzklikšķina spiedpogai pie atbilstošā ieraksta – tiek atvērta sūtījuma pamatdatu forma.
• Lai pievienotu jaunu sūtījumu, uzklikšķina spiedpogai.
• Lai dzēstu sūtījumu, kuģa kravas manifesta sūtījumu sarakstā uzklikšķina spiedpogai Dzēst pie atbilstošā ieraksta.

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

Sūtījuma pamatdati

Pievienojot jaunu vai labojot esoša sūtījuma informāciju, norāda:

• Unikāls sūtījuma identifikators – sūtījuma transporta kontrakta numurs. Saglabājot sūtījuma informāciju, sistēma pārbauda, vai transporta kontrakta numurs ir unikāls viena kuģa kravas manifesta ietvaros.
• Iekraušanas vieta – vietas, no kurienes preces sākotnēji importētas valstī.
• Izkraušanas vieta – vietas, kur saņēmējs saņems preces.
• Preces paredzētas PVD kontrolei – pazīme atzīmējama, ja sūtījumā iekļautas PVD kontrolē esošas preces.
• Norādījumi VID MP – sūtījumam pievienota papildinformācija – speciāli norādījumi muitai, ja precei vēl nav zināms saņēmējs un nav zināms pircējs.

Iesaistītās puses

Pie iesaistītajām pusēm norāda šadas personas:

• Consignee – Saņēmējs – persona, kam kravas vienības faktiski tiek nosūtītas;
• Consignor –  Nosūtītājs – persona, kas nosūta kravas vienības;
• Notify Party – Informējamā persona – persona, kas pie ievešanas jāinformē par sūtījuma ierašanos;
• Representative – Pilnvarotā persona(s) – persona(as), kas pārstāv preču nosūtītāju vai saņēmēju un ir pilnvarota piekļūt sūtījuma datiem.
• Entry Carrier – Pārvadātājs(i) – persona(as), kas nodrošina kravas pārvadāšanu.
• Permit keeper – Kuģa operators un atbildīgais par drošību Aizsardzības deklarācijā.

Sūtījumam var būt pievienots tikai viens nosūtītājs, viens saņēmējs un viena informējamā persona. Ja iesaistītā puse ar šādu lomu jau ir pievienota, tad šīs lomas izvēlnē netiek attēlotas.

Uzlikšķinot uz Pievienot iesaistīto pusi vai uz spiedpogas , atveras ievadforma:

EORI – komersantam piešķirtais reģistrācijas un identifikācijas (EORI – Economic Operator Registration and Identification) numurs (lomai “Representative” lauks nav obligāts).

Kontaktpersona – komersanta kontaktpersonas vārds un uzvārds.

Pievienojot iesaistītās puses informāciju, aizpildāms lauks EORI vai arī, ja tas nav norādīts, aizpildāma informācija laukos Nosaukums, Adreses visi lauki, Kontaktpersona un vismaz viens Komunikācijas kanāls.

Sūtījuma kopēšana

Lai kopētu sūtījuma informāciju :

Sūtījumu saraksta uzklikšķina ikonai

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

Preču saraksts

Preču saraksts Sūtījuma šķirklī Preču saraksts attēlota sūtījumam pievienoto preču jeb kravas vienību informācija un pieejamas darbības preču pievienošanai vai labošanai.

Par katru sūtījumam pievienoto preci sarakstā attēlota informācija un pieejamas darbības:

• HS kods – preces HS (Harmonized Commodity Description and Coding System) kods (4-10 cipari).
• Apraksts – preces vienības apraksts – preces vienības nosaukums, papildināts ar tehnisko nosaukumu vai produkta nosaukums, vai beramkravas vai lejamkravas preču nosaukums, vai brīvas formas preces apraksts.
• Statuss – preces tranzīta procedūras statuss.
• Bruto svars – bruto masa – preču svars iekļaujot iepakojumu, bez transporta aprīkojuma.
• UN kods – kods preču klasifikācijai pēc UN koda (United Nations Committee of Experts on the Transport of Dangerous Goods).
• Iepakojuma veids – norādītais iepakojuma veids.
• Transporta vienība – transporta vienība(s), kurā iekrauta prece.

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

Preces informācija

Katrs preces ieraksts sistēmā satur informāciju par vienu produktu vai preci.

Ja prece ir ievietota konteinerā, tai šķirklī Transporta vienības un pārvadāšanas instrukcija piesaista transporta vienību jeb konteineru, kurā prece ievietota. Vienā konteinerā var būt ievietotas dažādu pozīciju preces, kā arī vienas pozīcijas preces var būt ievietotas vairākos konteineros.

Ja prece tiek novietota kuģa tilpnēs, tai formā Pamatdati norāda preces atrašanās vietu uz kuģa, tilpnes identifikatoru.

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

Preces pamatdati

Preces šķirklī Pamatdati norāda informāciju par preci, atrašanās vietu uz klāja (ja prece tiek pārvadāta, neizmantojot transporta vienību), iepakojumu, preces klasifikāciju.

• Preces apraksts – preces vienības apraksts. Preces vienības nosaukums, papildināts ar tehnisko nosaukumu, ja tāds piemērojams IMDG (International Maritime Dangerous Goods) klasificētajām precēm, vai produkta nosaukums IBC (International Code for the Construction and Equipment of Ships carrying Dangerous Chemicals in Bulk) un IGC (International Code for the Construction and Equipment of Ships Carrying Liquefied Gases in Bulk) klasificētajiem produktiem, vai beramkravas vai lejamkravas preču nosaukums IMSBC (International Maritime Solid Bulk Cargo) klasificētajiem produktiem, vai blīvas formas preces apraksts, ja prece nav bīstama vai piesārņojoša.
• Preces atrašanās vieta – preces (kravas) atrašanās vieta uz kuģa. Vietas nosaukums brīvā formā, kur preces izvietotas. Var iekļaut vairāku vietu nosaukumus. Ja prece izvietojama kuģa tilpnēs, norāda preces atrašanās vietu. Ja prece izvietota konteineros, norāda vienu vai vairākas transporta vienības, kurās prece izvietota.
• Neto – neto apjoms – preču apjoms bez iepakojuma.
• Bruto – bruto apjoms – preču apjoms iekļaujot iepakojumu, bez transporta aprīkojuma. Norādāms obligāti, ja sūtījumā papildinformācijā nav norādīts, ka deklarācijas iesniedzējam ir atzītā komersanta (AEO – Authorised Economic Operator) statuss.

Preces klasifikācija

Ja krava klasificēta kā bīstama, aizpildāmi abi lauki IMO Hazard klase un UN kods. Ja šādai precei nav pievienota transporta vienība, noteikti jānorāda Preces atrašanās vieta. Ja lauks aizpildīts, jāaizpilda arī lauks Iepakojumu grupa.

• IMO Marpol kods – preces klasifikācija pēc IMO MARPOL IBC koda.
• Ems-F ugunsdzēšanas papildus informācija – preces klasifikācija pēc EmS (emergency schedule information) ugunsdzēšanas papildus informācijas.
• Apakšriski – preces papildu risku grupa.
• Iepakojuma grupa – preces iepakojumu grupa. Ja norādīta IMO Hazard klase, jānorāda arī Iepakojumu grupa.
• Ems-F vielu noplūde – preces klasifikācija pēc EmS (emergency schedule information) vielu noplūdes papildus informācijas.

Iepakojums

• Iepakojuma skaits – kopējais kravas vienības iepakojumu skaits – individuāli preču iepakojumi, kas nav sīkāk sadalāmi, bez iepakojuma atvēršanas. Lauks aizpildāms obligāti, izņemot, ja laukā Iepakojuma veids norādīts kāds no beztaras preču veidiem, vai sūtījuma laukā Norādījumi VID MP norādīts, ka sūtījums ir pasta/ekspress sūtījums.
• Gabalu skaits – gabalu skaits neiepakotām precēm. Gabalu skaitu nenorāda beztaras precēm, t.i., ja Laukā Iepakojuma veids izvēlēts kāds no beztaras preču veidiem. Neiepakotai precei gabalu skaits norādāms obligāti.
• Iepakojuma marķējums – uz transporta vienības vai iepakojuma izvietotā marķējuma un numuru apraksts brīvā formā. Lauks aizpildāms obligāti, izņemot, ja laukā Iepakojuma veids norādīts kāds no beztaras preču veidiem, vai sūtījuma laukā Norādījumi VID MP norādīts, ka sūtījums ir pasta/ekspress sūtījums, vai deklarācijas iesniedzējam ir atzītā komersanta (AEO) statuss.

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

Preces transporta vienība

Ja prece tiek ievietota konteinerā (precei nav norādīta atrašanās vieta uz kuģa, t.i., nav aizpildīts lauks Preces atrašanās vieta), precei norāda konteineru jeb transporta vienību, kurā prece tiek ievietota. Vienā konteinerā var ievietot vairākas preces un vienu preci var ievietot vairākos konteineros.

Lai pievienotu precei transporta vienības informāciju, preces šķirklī Transporta vienības un pārvadāšanas instrukcijas transporta vienību sarakstā uzklikšķina spiedpogai Pievienot transporta vienību.

Transporta vienības ievadforma:

Ja tranporta vienība jau ievadīta sitēmā, tad blokā Transporta vienība no citas preces vai sūtījuma aizpilda lauku Identifikators, norādot transporta vienības numuru.

Lai norādītu preces novietojumu transporta vienībā, kurā nav ievietotas citas preces, blokā „Transporta vienība” norāda šādu informāciju:

• Identifikators – transporta vienību identificējošs numurs (satur burtus vai ciparus, vai abus).
• Transporta veids/ izmērs – transporta vienības veids atbilstoši klasifikatoram.
• Piepildījums – transporta vienības aizpildījums atbilstoši klasifikatoram.
• Transporta vienības īpašnieka EORI – Komersantam piešķirtais reģistrācijas un identifikācijas (EORI – Economic Operator Registration and Identification) numurs.
• Bruto – transporta vienībā iekļauto preču apjoms, iekļaujot iepakojumu, bet bez pašas transporta vienības svara.
• Neto – transporta vienībā iekļauto preču apjoms bez iepakojuma.
• Iepakojumu skaits – preces iepakojumu skaits. Tiek uzskaitīti individuāli preču iepakojumi, kas nav sīkāk sadalāmi, bez iepakojuma atvēršanas.
• Atrašanās vieta – vieta uz klāja, kur transporta vienība atrodas vai tiks novietota.
• Nodrošinājums – plombas identifikācijas numurs..

Pārvadāšanas instrukcija

Lai pievienotu precei pārvietošanas un piegādes norādījumu instrukciju, preces šķirklī Transporta vienības un pārvadāšanas instrukcijas pārvadāšanas instrukciju sarakstā uzklikšķina spiedpogai Pievienot pārvadāšanas instrukciju.

Pievienojot jaunu vai labojot preces pārvadāšanas instrukciju, norāda:

• Instrukcijas veids – pārvietošanas un/vai piegādes norādījumu kods.
• Apraksts – pārvietošanas un/vai piegādes norādījumu apraksts brīvā formā.

Nav paredzēts veidot vairākas vienāda veida pārvadāšanas instrukcijas. Ja pievienojama papildu informācija par pārvietošanas veidu, kurš jau pievienots, labo esošas instrukcijas ierakstu.

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

Pārvadājuma dokumenti

Sūtījuma šķirklī Pārvadājuma dokumenti attēloti sūtījumam pievienotie pārvadājuma dokumenti, un pieejamas darbības pārvadājuma dokumentu pievienošanai, labošanai un dzēšanai.

Par katru sūtījumam pievienoto pārvadājuma dokumentu sarakstā pieejama informācija:

• Dokumenta veids – pārvadājuma dokumenta veids.
• Dokumenta identifikators – pārvadājuma līgumu apliecinoša dokumenta identifikators (atsauce uz līgumu).
• Izdošanas datums – dokumenta izdošanas datums.

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

Muitas dokumenti

Sadaļā Muitas dokumenti iespējams pievienot MRN un PUD dokumentu informāciju – numuru un svaru.

• MRN –  Movement Reference Number ir unikāls muitas identifikācijas numurs, kas tiek izveidots katru reizi, kad tiek iesniegta deklarācija par preču importu vai eksportu Customs Declaration Service (CDS) sistēmā. 
• PUD – pagaidu uzglabāšanas deklarācijas numurs, kuru piešķir visiem muitojamiem sūtījumiem.

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

Ģenerālkravu ievade

Par katru manifesta ierakstu sarakstā tiek attēlota informācija un pieejamas darbības:

• Identifikators – sūtījuma transporta kontrakta numurs.
• Iekraušanas osta – vietas, kurā preces (sūtījums) iekrautas kuģī, kods.
• Izkraušanas viet – vietas, kurā preces (sūtījums) tiks izkrautas no kuģa, kods.
• HS kods – preces HS (Harmonized Commodity Description and Coding System) kods, 4-10 cipari.
• Neto – neto apjoms- preču apjoms neiekļaujot iepakojumu, bez transporta aprīkojuma.
• Bruto– bruto apjoms – preču apjoms iekļaujot iepakojumu, bez transporta aprīkojuma.
• Iepakojumu skaits – norādītais iepakojumu skaits.
• Saņēmēja EORI – preču saņēmēja EORI numurs.
• Nosūtītāja EORI – preču nosūtītāja EORI numurs.

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

Kuģa krājumi

Lai ievadītu, skatītu vai labotu kuģa krājumu deklarāciju (FAL 3), kuģim ienākot ostā, blokā Krava izvērš Ienākšana vai Iziešana un uzklikšķina uz Kuģa krājumi:

Lai ievadītu kuģa krājuma informāciju, kuģa krājumu deklarācijā krājumu sarakstā uzklikšķina spiedpogai Pievienot .

Formējot Excel laukus ar Kuģa krājumu informāciju, ievērojami šādi nosacījumi:

• Article – Krājuma nosaukums – Teksts < 70 simboli;
• Quantity – Skaits – Cipari < 16 simboli;
• Unit of measure – mērvienība (litres, cubic metres, piesces, kilograms, TNS (MTS), Grams, TNE (Metric tonne))

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

Bīstamā krava

Bīstamās kravas deklarācija iesniedzama kuģim ienākot ostā, ja iepriekšējā osta bija ārpus ES, bet atstājot ostu jādeklarē jebkurā gadījumā, neatkarīgi no nākamās ostas. Deklarācijā norādāma informācija par, sūtījumiem un transporta vienībām, kuri satur bīstamu kravu.

Lai ievadītu, skatītu vai labotu bīstamās kravas deklarācijas informāciju, blokā Bīstamā krava izvērš Ienākšana vai Iziešana un uzklikšķina uz Bīstamā krava:

 

Informācija bīstamā kravas deklarācijā strukturēta šķirkļos:

• Sūtījumu saraksts – kuģa kravas manifestam pievienoto bīstamās kravas sūtījumu informācija. Bīstamās kravas sūtījumus pievieno līdzīgi kā sūtījumus Kuģa kravas manifestā.
• Transporta vienības – kuģa kravas manifestam pievienoto transporta vienību, kas izmantotas bīstamās kravas sūtījumos iekļauto preču pārvadāšanai, informācija. Transporta vienību informāciju pievieno līdzīgi kā Kuģa kravas manifestā.

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

Iepriekšējs paziņojums par atkritumu nodošanu

Lai skatītu vai labotu ziņojumu par atkritumu nodošanu, blokā Atkritumi izvērš Ienākšana un uzklikšķina uz Iepriekšējs paziņojums par atkritumu nodošanu:

• Atkritumu veids – jānorāda atkritumu veids no klasifikatora vērtībām.
• Apraksts – norāda atkritumu aprakstu. Obligāts lauks tiem atkritumu tipiem, kuriem nosaukumā norādīts “idicate” vai “specify“.
• Mērvienība – jānorāda atkritumu mērvienība no klasifikatora. Ja tiek izvēlēti “Litres“, tad daudzuma vērtība jānorāda kā apaļš skaitlis, nevis decimāldaļa.
• Nodošanai – jānorāda atkrituma nodošanas daudzums.
• Max ietilpība – jānorāda kuģa maksimālā ietilpība konkrētajam atkritumu veidam.
• Atlikums – jānorāda atkritumu atlikums, kas paliek uz kuģa un netiek nodots.
• Nodošanas osta – jānorāda atkritumu nodošanas osta.
• Paredzams radīt – jānorāda vērtība, cik konkrētā atkritumu veida paredzēts radīt līdz nākamajai ostai.
• Nodots iepriekšējā ostā – jānorāda apjoms, kas nodots iepriekšējā ostā.

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

Atkritumu nodošanas kvīts

Lai skatītu vai labotu ziņojumu par atkritumu nodošanu, blokā Atkritumi izvērš Iziešana un uzklikšķina uz Atkritumu nodošanas kvīts:

Iespējams pievienot vairākas atkritumu nodošanas kvītis. Katras kvīts ievadforma izskatās šādi:

• Atrašanās vieta – ja netiek norādīta piestātne, tad šaja laukā jānorāda termināļa nosaukums.
• Ostas atkritumu pieņemšanas iekārtas nodrošinātājs – jāizvēlas vērtība no Valsts Vides Dienesta atkritumu pieņēmēju saraksta.
• Datums no – datums un laiks, no kura sākta atkritumu nodošana, nevar būt nākotnē.
• Apraksts – norāda atkritumu aprakstu. Obligāts lauks tiem atkritumu tipiem, kuriem nosaukumā norādīts “idicate” vai “specify“.

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

Kuģa dokumentu izdrukas

Lai skatītu kuģa dokumentu izdrukas .html un .pdf formātā, tās izdrukātu, blokā Kuģa dokumenti izvērš Ienākšana vai Iziešana un uzklikšķina uz nepieciešamās formas:

Izdrukas pieejamas, ja konkrētā kuģa dokumenta veidlapa ir aizpildīta un saglabāta.

Kuģa ienākšanas gadījumā tiek veidotas izdrukas sekojošās veidlapām: FAL1, Kuģa manifests, FAL3, FAL4, FAL5, FAL6, FAL7 un Aizsardzības informācijas, Atkritumu nodošana un Sanitārā deklarācija.

Kuģa iziešanas gadījumā tiek veidotas izdrukas sekojošās veidlapām: FAL1, Kuģa manifests, FAL3, FAL5, FAL6, FAL7 un Atkritumu kvīts.

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

Atļaujas

Lai skatītu iestāžu atļaujas,  blokā Atļaujas izvērš Ienākšana vai Iziešana – tiek attēlota iestāžu atļauju informācija:

Tabulas veidā tiek norādītas kuģa ienākšanas vai iziešanas atļaujas – Iestādes nosaukums, kura atļauju devusi un atļaujas statuss, un komentārs, ja pievienots.

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

Pilnvarotā uzturēšana

Lai kuģa vizītei vai kravas izkraušanas/iekraušanas iesniegumam norādītu, mainītu vai dzēstu pilnvaroto aģentu, piemēram, kravas izkraušanas/iekraušanas deklarācijas iesniegšanai, kuģa vizītes vai iesnieguma formā uzklikšķina hipersaitei Pilnvarot – tiek atvērts jau norādīto pilvaroto saraksts vai forma jauna pilnvarotā ievadei (ja nav norādīts neviens pilnvarotais (sk. attēlu zemāk):

Lai pievienotu jaunu pilnvaroto, uzklikšķina spiedpogai Pievienot un ievada informāciju:

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

Citi dokumenti

Lai skatītu citus vizītei pievienotos dokumentus, kuģa vizītes ekrānformā izvēlas bloku Cits. Blokā pieejama spiedpoga  “+” tiek atvērta ekrānforma datņu augšupielādei, kurā jāizvēlas pievienojamā datne.

Tabulas veidā tiek norādīti pievienoto datņu dati – datnes nosaukums un datnes izmērs. Katrai pievienotajai datnei pa labi ir spiedpoga “X” , pēc tās nospiešanas datne tiek dzēsta.